SOFTWARE HOTEL
Welcome è il software gestionale per hotel che garantisce una risposta completa alle esigenze di tutte le tipologie di strutture ricettive di qualunque dimensione. Il programma supera il semplice concetto di gestione delle prenotazioni per aprirsi ad un progetto globale ed integrato per coordinare con un unico strumento tutte le operazioni che si svolgono all’interno di ogni struttura ricettiva.
Welcome si interfaccia con tutti i principali modelli di registratori fiscali telematici presenti sul mercato, ottemperando così alla nuova normativa che prevede l’invio telematico dei corrispettivi a partire da Luglio 2019. Offre un supporto completo che permette, oltre alla gestione specifica dei documenti commerciali per i resi e gli annulli, una gestione centralizzata dei registratori telematici, consentendo di monitorare e amministrare facilmente l’invio dei corrispettivi da parte di più punti cassa, verificando lo stato dell’invio di ogni chiusura giornaliera e avvisando in caso di problematiche.
La gestione della prenotazione, dalla richiesta di informazioni al check out, è immediata ed intuitiva, numerosi automatismi facilitano il lavoro di front office riducendo al minimo la possibilità di errore. Il check in all’arrivo del cliente abilita la compilazione automatica delle schedine di Pubblica Sicurezza. La scheda anagrafica completa e dettagliata permette di registrare le preferenze del cliente, i motivi del soggiorno, l’azienda o agenzia di riferimento, il gruppo familiare e tante altre informazioni utili. Tutti i dati sono impiegabili nelle ricerche finalizzate ad attività di marketing. La compilazione del conto e la fatturazione sono estremamente facili e flessibili. Si possono effettuare sottoconti, conti divisi, splitting, trasferimenti di extra o rette di soggiorno da una camera all’altra o da un ospite all’altro, nonché conti per singolo cliente, famiglie o gruppi. Con la versione base è anche possibile generare l’XML per le fatture elettroniche ed il programma è interfacciato con i principali registratori per l’invio telematico dei corrispettivi.
Nel gestionale sono disponibili numerosi report personalizzabili tra cui statistiche sulla produzione, le vendite, gli incassi, le presenze totali, le camere occupate, i corrispettivi e molto altro. Queste stampe possono essere effettuate su dati giornalieri, per periodo e permettono il confronto con i dati dell’anno precedente. Welcome ottimizza inoltre tutte le operazioni di back office legate ai conti come la fatturazione differita, la stampa di documenti riepilogativi e il controllo dei pagamenti. Le procedure d’invio telematico dei dati alla Questura ed agli uffici ISTAT sono automatizzate all’interno del gestionale.
All’interno del programma sono disponibili numerosi strumenti di analisi che forniscono informazioni indispensabili per ottimizzare le strategie tariffarie, supportando tutti i processi necessari al revenue management. La reportistica integrata permette di effettuare analisi previsionali comparative con dati storici in maniera estremamente dettagliata sulla base di nazionalità, booking window, canale di vendita, segmento di mercato ed altri fattori. Inoltre, la possibilità di suddividere la produzione nelle singole quote definite per ogni tariffa, consente di stabilire il valore economico di ogni camera, al netto dei servizi, su precisa base temporale, dato fondamentale per il calcolo del RevPAR. In Welcome è possibile creare tariffe derivate collegate tra loro tramite regole di sconto o maggiorazione, in valore o in percentuale. Questo renderà estremamente semplice qualsiasi modifica alla politica tariffaria riducendo così la necessità di interventi manuali. Il gestionale permette di massimizzare i ricavi attraverso le strategie di prezzo grazie ad un calendario intuitivo che consente di cambiare rapidamente i prezzi per ogni singolo giorno e tipologia di camera.
Welcome può essere utilizzato su smartphone e tablet tramite l’App Welcome Mobile. Gli utenti, in base al proprio ruolo ed ai permessi configurati, potranno avere accesso a diverse funzionalità del sistema. Gli addetti al ricevimento avranno a disposizione tutte le funzioni di front office, la governante potrà cambiare lo stato della camera e comunicare con il resto dello staff in tempo reale, inserire guasti per i manutentori ed addebitare extra dal minibar. Il manutentore potrà comunicare la risoluzione dei guasti ed i camerieri potranno inserire extra direttamente sul conto della camera. Infine, chi gestisce la struttura potrà consultare l’andamento dell’attività, impostare le strategie di prezzo e vendita su tutti i canali ed effettuare analisi statistiche.
Il CRM di Welcome, studiato in maniera specifica per le esigenze di chi lavora nell’ambito dell’accoglienza, consente di mantenere una traccia completa di tutta la documentazione scambiata tra la struttura ed il cliente, memorizzando le attività. In pochi passaggi si può preparare ed inviare un preventivo dettagliato in base alle richieste ricevute che rimarrà nello storico del cliente e potrà essere utilizzato per l’eventuale prenotazione. Il sistema permette anche di automatizzare l’invio di email personalizzate ai clienti prima, dopo e durante il soggiorno.